Τα πρωτογενή στοιχεία των Δημοσίων Συμβάσεων:

• προέρχονται από το ΚΗΜΔΗΣ - Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (www.eprocurement.gov.gr) και προκύπτουν από τις καταχωρίσεις των χρηστών των Αναθετουσών Αρχών σύμφωνα με την προβλεπόμενη νομοθεσία
• εξάγονται από το Τμήμα Μητρώου Οικονομικών Φορέων, Επιτελικής Πληροφόρησης, Στατιστικών & Απολογιστικών Στοιχείων της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσίων Συμβάσεων της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου και Προστασίας Καταναλωτή του Υπουργείου Ανάπτυξης και Επενδύσεων
• επεξεργάζονται (ελέγχονται, διορθώνονται) από την Διεύθυνση Εθνικής Βάσης Δεδομένων Δημοσίων Συμβάσεων & Ηλεκτρονικής Υποστήριξης (ΔΕΒΔΔΗΣΥ) της Ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων.

Κατά την καταχώριση των στοιχείων και την ανάρτηση των εγγράφων στο ΚΗΜΔΗΣ, παρατηρούνται διάφορα προβλήματα, όπως:

• λάθη πληκτρολόγησης (π.χ. στην αξία της σύμβασης ή στην ημερομηνία της υπογραφής),
• μη ορθή καταχώριση τροποποιήσεων (π.χ. χρονική παράταση σύμβασης που αναρτάται ως νέα σύμβαση και δεν συσχετίζεται με την αρχική σύμβαση που τροποποιείται),
• περιπτώσεις διπλών καταχωρίσεων (π.χ. σε περίπτωση καταχώρισης ορθής επανάληψης χωρίς ακύρωση της αρχικής πράξης)
• μη ορθή καταχώριση μεταδεδομένων, σε πεδία όπως το «Είδος Διαδικασίας», το «Νομικό Πλαίσιο» κ.λ.π. 

Επισημαίνεται ότι οι διαθέσιμες τιμές των πεδίων «Είδος Διαδικασίας», «Νομικό Πλαίσιο» και «Διαδικασία Σύναψης Σύμβασης» στο ΚΗΜΔΗΣ, αφορούν επιλογές αποκλειστικά του ν.4412/2016 και δεν μπορούν να αποτυπώσουν σωστά διαδικασίες με βάση τον ν.4413/2016 (Παραχωρήσεις), τον Κανονισμό των Μεταφορών (1370/2007), περιπτώσεις συμβάσεων προγραμματικών ή εκχώρησης πόρων και αρμοδιοτήτων κ.α. Ειδικότερα, παρατηρείται ότι στην κατηγορία Είδος Διαδικασίας: Απευθείας Ανάθεση (αρ.118/αρ.328) ενδέχεται να συμπεριλαμβάνονται απευθείας αναθέσεις που πραγματοποιούνται δυνάμει άλλων ειδικών διατάξεων, λόγω έλλειψης άλλης ειδικότερης επιλογής καταχώρισης στο ΚΗΜΔΗΣ. Με βάση τα ανωτέρω, πριν την έκδοση συγκεντρωτικών στοιχείων εξετάζονται μεταξύ άλλων και οι ανωτέρω κατηγορίες και στις περιπτώσεις που παρατηρούνται λάθη δηλώνονται ως είδος διαδικασίας «Ειδικές διαδικασίες (Παραχωρήσεις, Καν. Μεταφορών, Εκχώρηση αρμοδιότητας κλπ)». Επίσης διευκρινίζουμε ότι σε μία διαδικασία Απευθείας Ανάθεσης δύναται να συμμετάσχουν με προσφορές περισσότεροι από ένας οικονομικοί φορείς.

Οι έλεγχοι και οι διορθώσεις αυτές είναι συνεχείς και είναι πιθανό να εφαρμοστούν και αναδρομικά, δηλαδή μετά την αρχική δημοσίευση των στοιχείων στην ΕΒΔΔΗΣΥ.

Επίσης, επειδή οι χρήστες των αναθετουσών αρχών στο ΚΗΜΔΗΣ:

• αναρτούν τα έγγραφα με μία σχετική καθυστέρηση (π.χ. μία σύμβαση υπογράφεται τις τελευταίες ημέρες ενός μήνα και αναρτάται τις πρώτες ημέρες του επόμενου),
• ακυρώνουν ή τροποποιούν μία προηγούμενη ανάρτηση

ενδέχεται σε μεταγενέστερο χρόνο να προκύψει κάποια διαφοροποίηση στα στοιχεία που εμφανίζονται στην ΕΒΔΔΗΣΥ.

Ως εκ τούτου, τα τελικά στοιχεία που εμφανίζονται στις απεικονίσεις, αποτελούν την εκτίμηση της ΔΕΒΔΔΗΣΥ ώστε να προσεγγισθούν με μεγαλύτερη ακρίβεια τα συγκεντρωτικά νούμερα και η πραγματική εικόνα των διαδικασιών που υλοποιούνται από τους αναθέτουσες αρχές.